Tips voor een productievere werkdag

Tips voor een productievere werkdag

Je kent het vast wel: je hebt allerlei deadlines en je kunt je niet concentreren. Er lijkt geen eind te komen aan die lijst met prioriteiten en to-do´s. Voor je het weet ben je met van alles en nog wat bezig, maar niet met je to-do’s. Je werkt hard, maar je komt eigenlijk niet echt verder. Het overkomt de besten. We geven je graag wat tips voor een productievere werkdag!

Wat is een productieve werkdag?

Laten we eerst voorop stellen wat een productieve werkdag is. Je hebt een productieve werkdag als je van tevoren hebt vastgesteld wat jouw doelen en prioriteiten voor die dag zijn en de bijbehorende taken hierbij in de loop van de dag hebt uitgevoerd. 

Zorg voor een fijne en georganiseerde werkplek

Zorg ervoor dat je een fijne en georganiseerde werkplek hebt op een rustige plek. Hierdoor kun je je volledig richten op je werkzaamheden. Leg afleidingen weg en leg alleen het hoognodige binnen handbereik. Zo hoef je ook nooit te zoeken naar bepaalde benodigdheden, want alles wat je nodig hebt heeft een vaste plek op jouw georganiseerde bureau. Ze zeggen immers niet voor niks dat een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimd hoofd.

Niet storen

Wees niet bang om de mensen in jouw omgeving te laten weten dat je druk bent en niet gestoord wil worden. Ze zullen dit ongetwijfeld begrijpen en zullen je met rust laten. Als je snel bent afgeleid, kan het ook handig zijn om je telefoon in een andere ruimte te leggen. Gaat dat je iets te ver of is dat niet praktisch omdat je bijvoorbeeld wel bereikbaar moet zijn voor bepaalde personen, dan kun je je telefoon op de ´niet storen´ modus zetten. Op deze manier worden oproepen, waarschuwingen en meldingen gedempt. Je kunt in deze modus wel instellen dat gesprekken van bepaalde personen worden toegestaan, zodat je daar wel een melding van krijgt. Dat kan handig zijn als je wacht op een belangrijk belletje van iemand. Sluit daarnaast ook de inbox van je e-mail, zodat je niet telkens afgeleid wordt door de meldingen die op je scherm verschijnen. Spreek vervolgens met jezelf een moment af waarop je al je mailtjes en berichten checkt.

Maak een effectieve takenlijst

Een to-do lijst die je bij voorbaat al niet afkrijgt is natuurlijk erg demotiverend. Maak daarom (het liefst de avond van tevoren) een realistische en effectieve takenlijst. Plan je werkzaamheden net wat langer in dan dat je er voor nodig denkt te hebben: zo weet je zeker dat je je werk afkrijgt. Daarnaast creëer je ook een fijn overzicht voor jezelf met welke taken je vandaag gaat afronden en welke taken je beter kunt verzetten naar de volgende dag. Bepaal welke taken prioriteit hebben en met welke deadlines je rekening moet houden, dan komt het vast en zeker goed.

Voer kleine taken meteen uit

Een taak die minder dan twee minuten duurt, kun je meteen uitvoeren. Bijvoorbeeld bij je mailbox: kost het beantwoorden van een mailtje minder dan 2 minuten van je tijd? Reageer dan direct. Dat is het meest efficiënt. Het levert tijdwinst op en dan kun je meteen iets van je to-do lijstje afstrepen, wat weer zorgt voor een goed gevoel.

Stop met multitasken

Je kent het vast wel: je bent bezig met een grote taak, je checkt ondertussen je mailbox, je bekijkt snel of je nog nieuwe berichtjes hebt ontvangen... Doe het niet. Multitasken is ontzettend slecht voor je productiviteit. Je doet alles uiteindelijk maar half-half en je bent vaak weer even bezig om je volledig te kunnen focussen op hetgeen waar je eigenlijk in eerste instantie mee bezig was. Singletasken is wat dat betreft veel beter! Probeer je compleet te focussen op één taak, dat komt je productiviteit ten goede.

Mail minder en bel meer

Misschien maak jij je er weleens schuldig aan dat je even snel een mailtje naar iemand omdat je een aantal vragen hebt. Dat is prima, maar het kost wel meer tijd. Het duurt namelijk weer even voordat je reactie krijgt. Als je snel een antwoord nodig hebt omdat je anders echt niet verder kunt, is het een beter idee om iemand even snel te bellen. Je bespaart hiermee veel tijd en eventuele miscommunicatie die via de mail kan ontstaan, ontloop je hiermee.

Neem af en toe een pauze

Niet geheel onbelangrijk: plan af en toe een pauze in. Je kunt niet 8 uur lang productief zijn. Ga lekker lunchen in je lunchpauze, maak een korte wandeling of neem even een koffiebreak. Als je daarna weer fris en met nieuwe energie aan de slag gaat, lever je meer en beter werk af. 

Zelf aan de slag?

We hopen dat je met bovenstaande tips een stuk beter en productiever aan het werk kan gaan en meer uit je dag kan halen. Pas deze tips toe bij elke taak, opdracht of deadline en je zal zien dat je veel productiever bent. Wil je eens proberen om ergens anders te werken, om te kijken of je daar bijvoorbeeld wat productiever bent of dat je je daar beter kunt concentreren? Misschien is het werken op een flexwerkplek dan wel wat voor jou!